Riktlinjer för gästidentiteter

Gästidentiteter är till för att ge besökare till Uppsala universitet tillgång till trådlös nätaccess eller IT-baserade biblioteksresurser.

Det finns fem primära målgrupper för användning av gästidentiteter:

  1. Personer som besöker någon anställd vid universitetet under någon eller några få dagar, hanteras normalt sett av den anställde som får besök via Min användarprofil.
  2. Personer som besöker en institution/motsvarande upp till sex månader.
  3. Personer som deltar i en konferens eller ett möte under några få dagar.
  4. Personer som besöker universitetsbiblioteket och behöver ha tillgång till IT-baserade biblioteksresurser under någon eller några få dagar.
  5. Personer som bor på Akademihotellet under under någon eller några få dagar.

Den andra målgruppen är gäster som besöker universitetet under lite längre tid, från ett par veckor till några månader, men som institutionen/motsvarande inte vill ge tillgång till lokala IT-resurser som e-post, filservrar etc., t.ex. gästforskare och gästföreläsare.

Om gästidentiteter ska användas för en annan målgrupp än någon av dessa primära målgrupper ta kontakt med AKKAs förvaltningsorganisation, se Kontakta oss, för samråd.

 

Administration av gästidentiteter

Det finns två behörighetsroller för gästadministratörer:

  • Skapa enstaka gästidentiteter
  • Skapa många gästidentiteter vid ett och samma tillfälle (s.k. massinläggning)

Den andra rollen är avsedd för personer som hanterar gästidentiteter för konferenser och större möten.

Som gästadministratör genomför du ditt arbete via alternativet Gästidentitet i menyn till vänster i AKKAs administrativa gränssnitt. Du har tillgång till att lägga in enstaka gästidentiteter, söka och ändra gästidentiteter och eventuellt massinläggning.

Vid inläggning av en gästidentitet måste följande uppgifter om besökaren och den som besöks anges:

  • Namn på besökaren
  • Namn på organisation som besökaren kommer ifrån eller personnummer på besökaren om det är en biblioteksbesökare.
  • Giltighetsperiod för gästidentiteten i ett datum intervall (max giltighetstid är 6 månader, för biblioteket gäller i normalfallet max 1 dag)
  • För biblioteksbesökare och boende på Akademihotellet måste postadress till besökaren anges i kommentarsfältet, i övriga fall är detta fält frivilligt.
  • Ansvarig vid universitet för besökaren:
    • Vid konferenser är det namnet på konferensen.
    • För biblioteksbesökare ska bibliotekets namn anges, t.ex. Carolina Redivia och Ångströmsbiblioteket.
    • För boende på Akademihotellet ska Akademihotellet anges.
    • I övriga fall ska namnet på den som besökaren besöker anges.
  • Institution/motsvarande ska anges för ansvarig för besökaren:
    • Vid konferenser är det institutionen/motsvarande som håller konferensen, för externa konferenser är det institutionen/motsvarande som tillhandahåller lokalerna.
    • För biblioteksbesökare är det Universitetsbiblioteket.
    • För boende på Akademihotellet är det Akademihotellet.
    • I övrigt är det den institutionstillhörigheten/motsvarande för den som besökaren besöker.

Giltighetstiden på en utfärdad gästidentitet kan inte få en giltighetstid längre än sex månader (185 dagar) från startdatumet men slutdatumet går att justera senare via Sök/Ändra under Gästidentitet i AKKAs administrativa gränssnitt. Den nya giltighetstiden kan inte blir längre än max sex månader.

Efter att gästidentiteten är skapad kan du skriva ut en PDF-fil med de uppgifter besökaren behöver för att använda gästidentiteten. Denna PDF-fil är även tillgänglig senare via Sök/Ändra under Gästidentitet i AKKAs administrativa gränssnitt. Om du har skapat gästidentiteter samtidigt via massinläggning kan du skriva ut alla användaruppgifter samtidigt eller en och en. PDF-filen med samtliga användaruppgifter är endast tillgänglig vid skapandet, inte senare.

 

Missbruk av gästidentiteter

Vid missbruk av en gästidentitet kan CSIRT/IRT-gruppen vid Byggnadsavdelningens säkerhetsenhet spärra användningen av gästidentiteter. Om en gästidentitet är spärrad syns detta tydligt vid visning av gästidentiteten i AKKAs administrativa gränssnitt.