Begreppet verksam i universitetskatalogen AKKA

Syftet med denna riktlinje är att definiera begreppet verksam vid Uppsala universitet. Det finns tre kategorier verksamma; anställda, studenter och övriga verksamma. I universitetskatalogen AKKA ska alla anställda och övriga verksamma vid universitetet finnas registrerade och kopplade till den institution, eller motsvarande organisatorisk enhet, som de har verksamhet vid.

Registrering i AKKA är nödvändig för att få tillgång till universitetets elektroniska resurser och administrativa system samt för att kontaktinformation ska synas i universitetskatalogen på webben och i telefonitjänsten.

För att en person ska få registreras i AKKA måste personen tillhöra någon av kategorierna anställd eller övrigt verksam.

Som anställd räknas alla som har ett aktuellt anställningsavtal.

Till övrigt verksam räknas person som ej uppbär lön från universitetet och har en aktiv och tydlig koppling till en institution. Prefekt, eller chef för organisatorisk enhet med egen resultatenhet, vid aktuell institution är ansvarig för vem som tillhör kategorin övrigt verksam. Prefekten ska dokumentera sitt beslut skriftligt eller via e-post till katalogansvarig. Exempel på övrigt verksam är forskare, forskarstuderande, stipendiat, arvodist, gästlärare och aktiv emerita/emeritus.

För studenter gäller i särskilda fall att studenter som utför examensarbete eller praktik i institutionens lokaler kan läggas in som övriga verksamma. Övriga studenter på grundutbildningsnivå och avancerad nivå omfattas inte av begreppet övrigt verksam. Studenter från andra lärosäten som är deltagande i samverkansutbildningar och kursdeltagare vid uppdragsutbildningar omfattas inte heller av begreppet.

Genomgång av vilka som tillhör anställda och övriga verksamma vid institutionen ska årligen genomföras. AKKA har en automatisk hantering av vem som kategoriseras som anställd resp. övrig verksam, synlig som kategori under verksamhetsuppgifter för en person. Kategorisering hanteras genom den dagliga överföringen av alla som har aktiv anställning vid universitet från Primula till AKKA och går inte ändra genom administrativ åtgärd i AKKA.

För att underlätta samordning mellan system vid universitetet har universitetsdirektören beslutat att denna definition  av verksamma gäller för alla centrala system vid Uppsala universitet (UFV 2011/2120).